Commande fictive : 20 paquets. Livraison : 10, dont 9 acceptés et 1 rejeté. Un paquet représente 100 planches.
Reprenez ce cas dans un environnement de formation. Expliquez le justificatif attendu avant chaque validation, puis retrouvez les états et les quantités qui prouvent le résultat.
Correction guidée
01 — Une livraison à contrôler
Ce matin, Samira, au magasin papier de l’imprimerie Horizon, reçoit une livraison de Papeterie Atlas. La commande porte sur vingt paquets. Le chauffeur en apporte dix, et l’un d’eux est humide. Nous allons enregistrer cette arrivée, distinguer le papier accepté du papier rejeté, puis vérifier ce qui entre réellement dans le stock. À la fin, vous saurez retrouver la réception et expliquer ce qu’il reste à livrer.
02 — Préparer les bonnes informations
Avant de commencer, gardez près de vous le bon de livraison du fournisseur et le résultat de votre comptage. Le bon de commande doit déjà exister dans l’ERP, ainsi que l’article et le dépôt. Ici, un paquet contient cent planches. Le compte utilisé pour la formation a les droits nécessaires. Avec votre propre compte, il faut pouvoir consulter, créer et modifier les réceptions, puis accéder aux articles, aux mouvements de stock et à la fiche des bons de commande. Si un menu manque, faites vérifier vos accès.
03 — Entrer dans les achats
Nous partons du tableau de bord. Pour enregistrer une livraison fournisseur, le point d’entrée est Achats, dans la barre de gauche. Nous allons ouvrir cette rubrique. Le tableau qui apparaît concerne les achats. Gardez ce repère : nous sommes dans le suivi des fournisseurs, et nous cherchons maintenant l’endroit où enregistrer ce qu’ils nous livrent.
04 — Retrouver les réceptions
Dans la barre du haut, ouvrez Réceptions et Qualité. Nous allons y choisir Réceptions, barre oblique, B L. B L signifie bon de livraison. Cette liste rassemble les arrivées enregistrées dans l’ERP. Elle ne représente pas les factures à payer. Pour notre livraison du matin, nous allons créer une nouvelle réception ; les anciennes lignes restent simplement notre historique.
05 — Commencer un brouillon
Le bouton Créer, en haut à droite, ouvre une nouvelle fiche. Nous allons l’utiliser. Une réception en brouillon sert à préparer les informations et à les relire. Dans ce parcours, le brouillon ne fait pas encore entrer le papier dans le stock. Nous garderons donc ce statut pendant la saisie, et nous ne validerons qu’après avoir contrôlé les quantités.
06 — Rattacher la bonne commande
Le bon de commande relie cette réception à l’achat prévu chez Atlas. Nous allons rechercher la commande Horizon qui se termine par zéro quarante-deux, puis la sélectionner. Avant de poursuivre, comparez la référence avec le document transmis par le service achats. Choisir une commande ressemblante ne suffit pas : c’est ce rattachement qui permettra de suivre les quantités encore attendues.
07 — Préciser le lieu et la date
Le dépôt de réception indique où le papier accepté va être rangé. Dans notre cas, c’est le magasin papier Horizon. Nous allons sélectionner ce dépôt. La date doit correspondre à l’arrivée effective de la livraison : le neuf octobre deux mille vingt-six. Vérifiez aussi la personne indiquée dans Réceptionné par. Le champ Numéro reste vide ici : l’ERP attribuera une référence à la création.
08 — Conserver le contexte et créer la fiche
Nous allons conserver une note factuelle : dix paquets arrivés, dont un isolé pour humidité. Cette note explique la situation ; les quantités détaillées seront saisies dans les lignes de réception. Vérifiez une dernière fois la commande et le statut Brouillon. Nous pouvons maintenant cliquer sur Créer. La fiche reçoit son numéro. À ce stade, nous avons créé l’en-tête de la réception ; nous n’avons pas encore enregistré sa ligne de papier.
09 — Ajouter le papier reçu
Sous la fiche, la section Lignes de réception décrit les articles réellement arrivés. Nous allons descendre jusqu’à cette section, puis utiliser son bouton Créer. Ce deuxième bouton ajoute une ligne à la réception ouverte ; il ne crée pas une nouvelle réception. Vous retrouvez ainsi l’en-tête au-dessus et le détail des produits en dessous.
10 — Choisir la ligne de commande
Commençons par Ligne de commande. Nous allons sélectionner le papier couché de cent trente-cinq grammes, au format soixante-dix par cent centimètres. C’est la ligne de notre achat de vingt paquets. Dans cet ERP, l’article se renseigne à partir de cette sélection. Regardez le champ Article avant de continuer : il doit désigner le même papier que celui que vous venez de compter.
11 — Saisir la quantité arrivée
La quantité reçue décrit ce que le chauffeur a réellement déposé, avant de retirer les rejets. Nous allons saisir dix. Ici, dix signifie dix paquets, car la réception utilise l’unité de la commande. Ne saisissez pas mille dans ce champ : les mille planches représentent une autre unité. La conversion vers les planches sera expliquée juste après le contrôle qualité.
12 — Séparer conforme et rejeté
Neuf paquets ont passé le contrôle ; un paquet humide reste isolé. Nous allons saisir neuf dans Quantité conforme et un dans Quantité rejetée. Ces deux nombres doivent expliquer la totalité de l’arrivée : neuf plus un égale dix. Le rejet n’est pas un paquet disponible pour la production. Nous gardons la trace de sa présence, sans l’ajouter au papier accepté.
13 — Identifier le lot et la conversion
Le lot fournisseur permet de retrouver l’origine du papier si un problème est signalé plus tard. Nous allons reprendre le numéro Atlas du bon de livraison. Le champ Unités de stock par unité reçue vaut cent : un paquet contient cent planches. Nous allons le renseigner. L’ERP utilisera donc neuf paquets conformes multipliés par cent, soit neuf cents planches à entrer en stock. Nous ajoutons aussi le motif du rejet dans les notes de la ligne.
14 — Relire et enregistrer la ligne
Avant d’enregistrer, relisez ensemble l’article, les dix paquets reçus, les neuf conformes et le paquet rejeté. Vérifiez le facteur cent et le lot fournisseur. Si votre comptage ne permet pas cette répartition, arrêtez-vous et clarifiez l’écart. Ici, les informations sont cohérentes. Nous allons créer la ligne. Le tableau doit maintenant afficher dix, neuf et un, sur une seule ligne de papier.
15 — Comprendre l’effet de la validation
Notre ligne est enregistrée, mais la réception reste en brouillon. Avant la validation, faisons la distinction : enregistrer décrit la livraison ; valider fait entrer le papier accepté dans le stock. Pour ce cas, la validation créera une entrée de neuf cents planches dans le dépôt choisi, avec le lot indiqué. Elle mettra aussi à jour le suivi de la commande à hauteur de neuf paquets conformes. Elle ne crée ni paiement fournisseur ni réclamation de remplacement dans ce parcours.
16 — Valider après contrôle
Si le comptage et le contrôle sont terminés, nous pouvons changer le statut. Nous allons choisir Validée. Ce choix n’est pas encore enregistré tant que nous n’avons pas sauvegardé la fiche. Nous allons maintenant cliquer sur Sauvegarder. Laissez la page terminer l’opération. Ensuite, nous contrôlerons le statut et les quantités, plutôt que de nous contenter d’un clic qui semble avoir fonctionné.
17 — Contrôler la réception enregistrée
La fiche est enregistrée. Regardez le statut Validée et notez le numéro en haut de la page. Ce numéro vous permettra de retrouver cette réception dans la liste. Nous allons revoir les lignes : dix paquets arrivés, neuf acceptés et un rejeté. La validation n’a pas effacé le rejet. Nous allons maintenant vérifier le stock pour confirmer l’effet concret de cette opération.
18 — Passer du document au stock
Pour contrôler le papier disponible dans le magasin, nous allons ouvrir Opérations dans la barre de gauche. Dans la barre du haut, choisissez Stock, puis Articles. Nous allons ouvrir cette liste. Nous quittons la pièce de réception pour lire la situation de stock. Le changement d’écran a donc un objectif précis : vérifier que le papier conforme a bien été ajouté.
19 — Retrouver le bon papier
Plusieurs papiers peuvent avoir des noms proches. Nous allons rechercher notre référence Horizon, celle utilisée dans la commande. Avant de lire le chiffre, vérifiez le code et la désignation : papier couché cent trente-cinq grammes, soixante-dix par cent. Dans notre jeu de données, cet article avait deux cents planches avant l’arrivée. Nous attendons donc mille cent planches après l’entrée des neuf cents conformes.
20 — Lire le résultat dans son unité
Le stock affiche mille cent planches. C’est bien deux cents déjà présentes, plus neuf cents reçues et acceptées. Ce nombre est exprimé en planches, pas en paquets. Si la valeur du stock est affichée, elle vaut deux cent soixante-quatre mille dinars pour notre article à deux cent quarante dinars par planche. Ce contrôle porte sur le stock enregistré ; il ne prouve pas qu’une facture fournisseur a été payée.
21 — Retrouver la trace de l’entrée
Le solde nous dit combien il reste. Le journal des mouvements explique pourquoi ce solde a changé. Nous allons ouvrir Logistique dans la barre de gauche, puis Mouvements de stock dans la barre du haut. Pour isoler notre livraison, nous ouvrirons le bouton Filtre, en forme d’entonnoir, et choisirons le lot Atlas de cette réception. Vous devez alors retrouver l’entrée liée à notre livraison. C’est cette trace qui permet de distinguer une livraison fournisseur d’un inventaire ou d’une consommation en production.
22 — Relier le mouvement à la réception
Dans la colonne Type, le libellé in correspond à une entrée. Nous retrouvons neuf cents planches, dans le dépôt Horizon, avec notre lot Atlas. Pour lire le motif, nous allons faire défiler le tableau vers la droite. Le motif rappelle le numéro de notre réception. Cette trace correspond aux neuf paquets acceptés. Le paquet humide n’a pas créé une entrée disponible dans ce parcours. Gardez ce lien entre la pièce et le mouvement : il vous aide à expliquer une variation de stock.
23 — Revenir au suivi de la commande
Pour terminer le contrôle, nous allons retrouver la commande. Ouvrons Achats dans la barre de gauche, puis Commandes fournisseurs dans la barre du haut. Nous choisirons Bons de commande. Dans la liste, nous allons rechercher la référence Horizon de cette livraison, puis ouvrir sa fiche avec Modifier. Son statut Partiellement reçu indique que la commande n’est pas entièrement satisfaite. Nous utilisons cet écran pour consulter les lignes ; aucune modification de la commande n’est nécessaire.
24 — Lire la quantité encore attendue
Descendons jusqu’à Lignes de commande pour lire les quantités. La colonne Commandée affiche vingt paquets. Reçue, conforme, affiche neuf ; Restante affiche onze. Ici, seule la quantité acceptée compte comme reçue sur la commande. Les onze paquets encore attendus correspondent aux dix qui ne sont pas arrivés et au remplacement du paquet humide. Ce contrôle ne déclenche pas une demande de remplacement au fournisseur : il faut encore traiter ce suivi avec les achats.
25 — Bilan et prochaine action
Vous avez enregistré une réception fournisseur, expliqué les quantités reçues, conservé le rejet et vérifié l’entrée de papier. Pour refaire ce travail, préparez le bon de livraison et votre comptage, ouvrez Achats, Réceptions et Qualité, puis Réceptions, barre oblique, B L. Créez le brouillon, ajoutez les lignes, relisez, puis validez et contrôlez le stock. Le suivi du paquet rejeté reste à traiter avec les achats et le fournisseur. La facture et son paiement sont aussi des étapes distinctes : nous ne les avons pas réalisés ici.